Hvert enkelt direktiv angir hvilken teknisk dokumentasjon som må utarbeides og oppbevares av produsenten for å vurdere om produktet er i samsvar med direktivets krav.
Dokumentasjonskravene spesifiseres i vedlegg til direktivene og angir produktets kontruksjon, funksjon, utforming av bruksanvisninger og så videre. Direktivene overlater til den enkelte produsent å velge hvordan produktene rent teknisk skal leve opp til kravene. Mange velger å benytte seg av tekniske standarder.
Den tekniske dokumentasjonen kan bestå av:
* Tekniske tegninger og funksjonsdiagrammer
* En redegjørelse for hvordan produsenten har oppfylt de vesentlige krav for produktet
* Oversikt over benyttede standarder
* Testresultater som produsenten finner det hensiktsmessig å vise til, eller som er påkrevet
* Leverandørers overensstemmelses- eller komponenterklæringer
* Bruksanvisninger, servicemanualer og vedlikeholdsforskrifter som følger produktet
* Eventuelt en egen overenstemmelseserklæring
Den tekniske dokumentasjonen blir hos produsenten og skal leveres til de ansvarlige myndigheter dersom det foretas kontroll. Papirene skal oppbevares samlet og lett tilgjengelig i flere år, også etter at produksjonen av det aktuelle produktet er opphørt.
For å vise at det produktet svarer til regelverket skal produsenten skrive en samsvarserklæring. Produkter som anses å ha høy risiko (for eksempel sirkelsager) må i tillegg kontrolles av et uavhengig teknisk kontrollorgan, utnevt av nasjonale myndigheter.
Nasjonale særregler
Enkelte produkter kan også være omfattet av nasjonale særregler. Disse er alltid begrunnet med hensynet til miljø, helse og sikkerhet.