Krav til forutberegnelighet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og likebehandling av tilbudsytere ivaretas gjennom hele innkjøpsprosessen.For å sikre at kravene i regelverket etterleves må oppdragsgiver kunne dokumentere at gjennomføringen av konkurransen er i samsvar med regelverket. Det må være mulig for en leverandør å etterprøve gjennomføringen av konkurransen for å ivareta leverandørens rettssikkerhet.
Oppdragsgiver fører protokoll
Oppdragsgiver plikter av denne grunn å føre protokoll for alle innkjøp som overstiger kr 100 000 eks mva. Denne protokollen skal beskrive alle viktige beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen.
Ved en eventuell klage og tvist knyttet til innkjøpet, plikter oppdragsgiver å fremlegge protokollen slik at beslutninger og andre vesentlige sider av prosessen kan etterprøves. Protokollen vil representer en viktig garanti for å sikre leverandørenes rettssikkerhet i forbindelse med en offentlig innkjøpsprosess. Departementet har utarbeidet skjemaer som oppdragsgiver kan velge å benytte.
Kravet til etterprøvbarhet sikres blant annet gjennom en klar og presis utforming av kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Derved er det mulig for en tilbyder å vurdere sine muligheter til å kunne levere en ytelse i samsvar med oppdragsgivers behov.
Proporsjonalitetsprinsippet
Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til selve innkjøpet. Dette innebærer eksempelvis at det ikke er adgang til å oppstille vilkår til leverandørens kvalifikasjoner som ikke står i forhold til det som skal leveres.
Taushetsplikt
Oppdragsgiver har plikt til å hindre at andre får adgang eller kjennskap til forretningsmessige forhold som den enkelte leverandør av konkurransemessige hensyn har krav på blir hemmeligholdt. Dette vil typisk gjelde forhold knyttet til tekniske innretninger og fremgangsmåter som er foreslått av leverandøren.
Skatteattest og HMS-egenerklæring
Oppdragsgiver skal etterspørre skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift fra alle leverandører, dersom innkjøpet overstiger kr 100 000. Det er viktig å være oppmerksom på at skatteattestene ikke må være eldre enn 6 måneder regnet fra tidspunktet for innlevering.
Leveringstidspunktet må fastsettes av oppdragsgiver. Skatteattesten må forligge senest innen tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse eller ved fristen for forespørsel om å få delta i en begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling.
Oppdragsgiver skal også kreve at den valgte leverandør fremlegger en egenerklæring i samsvar med et særskilt vedlegg 2 til forskriften for arbeider som skal utføres i Norge.
Det foreligger en generell adgang for oppdragsgiver til å gi en tilleggsfrist for ettersendelse av dokumenter som skatteattest, HMS-egenerklæring eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon som viser at krav til leverandøren er oppfylt. Det er imidlertid oppdragsgiver som vurderer om det skal gis slik adgang til ettersendelse.
Begrunnelse
Oppdragsgiver skal begrunne sine beslutninger. Dette innebærer at kontraktstildeling og valg av leverandør skal meddeles og begrunnes av oppdragsgiver. Begrunnelsen skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at en leverandør kan vurdere om valget har vært saklig og forsvarlig.
Øvrige beslutninger knyttet anskaffelsesprosessen, så som avvisning eller forkastelse av forespørsel om å få delta i konkurransen, skal meddeles leverandøren med en kort begrunnelse. Tilsvarende gjelder ved beslutninger som eksempelvis avlysning av konkurransen.
Oppdragsgiver opplyser hvem som er tildelt kontrakt
Oppdragsgiver skal opplyse navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen. Dessuten skal oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakten eller som er valgt som leverandør til rammeavtale meddeles samtidig til alle deltakerne. Dette skal skje i god tid før selve kontrakten inngås. Dette henger sammen med den rettssikkerhet man har ønsket å gi en deltaker i en konkurranse mht å klage på oppdragsgivers beslutning før den er blitt endelig.
Etter at kontrakt er inngått, er en forbigått leverandør henvist til å kreve erstatning. Ofte er dette et dårlig alternativ til å få selve kontrakten. Derfor skal det også gis en rimelig frist for å klage over beslutningen.
Kan oppdragsgiver annullere sin beslutning?
Oppdragsgiver som oppdager at det er begått en feil under innkjøpsprosessen har rett til å annullere beslutningen. Denne retten gjelder imidlertid kun frem til kontrakt er inngått. En leverandør kan skriftlig be om en nærmere redegjørelse og begrunnelse for grunnen til at forespørsel om å delta er forkastet. Det samme gjelder i forhold til valg av leverandør. Oppdragsgiver plikter å svare innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt.