Dokumentinkasso

Ved dokumentinkasso er det i utgangspunktet fire parter; selger, en bank i selgers land, kjøper og en bank i kjøpers land. Gangen i en dokumentinkasso (les Documentary Collection - se under) er stikkordsmessig:

  • Selger og kjøper blir enige om dokumentinkasso som betalingsform og presiserer type dokumentinkasso (se under) i salgskontrakten.
  • Selger lager en instruks til banken sin om hvordan dokumentene og betalingen skal håndteres - oppdragsbrevet
  • Varene skipes
  • Dokumentene sendes fra selger til selgers bank
  • Dokumentene videresendes til kjøpers bank
  • En betalingsanmodning går fra kjøpers bank til kjøper
  • Kjøper betaler i sin bank
  • Ved betaling får kjøper adgang til handelsdokumentene som igjen gir adgang til varene
  • Pengene overføres fra kjøpers bank via selgers bank til selger
Det er i dag mulig å gjøre mye av denne prosessen elektronisk. Dette kalles Direct Collection.

Det er to hoved varianter av dokumentinkasso:
- Dokumenter mot betaling (Documents Against Payment – DP)
- Dokumenter mot aksept av veksel (Documents Agains Acceptance – DA)

Ved ”Dokumenter mot betaling” får kjøper beskjed fra sin bank om at dokumentene som representerer varene er ankommet. Kjøper betaler beløpet som kreves for å få ut dokumentene. Med disse dokumentene har kjøper tilgang til varen.

Ved ”Dokumenter mot aksept av veksel” gir kjøper fra seg en veksel i bytte mot dokumentene. For at kjøper skal få dokumentene som gir han tilgang til varen må vekselen aksepteres og returneres til oppdragsgiveren. Ved avtalt forfallsdato presenteres vekselen for kjøper til betaling.

Det er svært viktig å ha klart for seg at ved dokumentinkasso opptrer bankene kun som formidlere av dokumenter, og ikke som garantister, slik tilfelle er ved remburs.

Dokumentinkasso er, en form for "midt på treet betalingssikring", som har sine fordeler, men også en del klare begrensninger.

Dokumentinkasso betegnes på engelsk som ”Bank collections” eller "Documentary Collections".

Prosedyrene for bankinkasso er basert på  reglene fra Det internasjonale handelskammeret, ICC – ”Uniform Rules for Collections”, forkortet URC522.

Aktuelle dokumenter

Det er i første rekke vanlige handelsdokumenter selger må framskaffe, slik som:

  • handelsfaktura
  • konnossement (ved sjøfrakt og gitt et omsettelig fraktbrev)
  • andre transport- eller fraktdokumenter (avhengig av transportform)
  • Eventuelle produkt- og analysesertifikater som kreves for import (se det enkelte land i Eksporthåndboken)
  • Eventuelt opprinnelsesbevis
  • Eventuelt forsikringsbevis (ved leveranser på CIP- eller CIF-betingelser etter Incoterms 2000)
Ved Documents Against Acceptance utsteder selger også en tratte (uakseptert veksel) for aksept av kjøper. En måte å sikre seg på ved denne typen dokumentinkasso er å kreve at kjøpers bank garanterer for vekselen ved en garantipåtegning før dokumentene utleveres til kjøper. Dette kalles en avalisert veksel. Derved kan selger få vekselen diskontert uten regress, dvs. få avlastet risikoen og samtidig få pengene før forfallsdato.

Transportdokumentet står sentralt ved bruk av dokumentinkasso. I utgangspunktet er dokumentinkasso sikrest for selger ved sjøtransport. Det er fordi det i sjøfraktdokumentet Bill of Lading ligger innebygd en disposisjonsrett til varen. Vi forutsetter da at Bill of Lading er et såkalt omsettelig dokument. Den som har det omsettelige dokumentet i hende har disposisjonsretten til varene. Ved dokumentinkasso vil dette normalt være kjøpers bank som får tilsendt dokumentet fra selgers bank.

For at kjøper skal kunne få ut varene fysisk (fra et speditørlager, terminal eller annet sted) må han være i besittelse av en original Bill of Lading. Det får han først når kjøpers bank endrer mottakeren på originaldokumentet fra kjøpers bank til kjøper (endosserer dokumentet). Og før dette kan skje må kjøper ha betalt.

Ved bruk av andre fraktdokumenter enn Bill of Lading må selger være nøye med at det respektive fraktdokumentet er adressert til kjøpers bank og IKKE til kjøper. Er fraktdokumentet adressert direkte til kjøper og han derved får ut varene direkte uten å ha betalt, mister selger mye av sikkerheten ved dokumentinkasso. Enkelte land har restriksjoner med hensyn til å godta en slik adresseringspraksis for ikke omsettelige dokumenter.

Ved dokumentinkasso er bankenes rolle kun å videreformidle dokumentene, samt bistå med oppfølging og purring. Dette i motsetning til ved remburs, der dokumentene granskes nøye.

Direct collection - elektronisk dokumentinkasso

Direct collection er en form for elektronisk dokumentinkasso. Den forutsetter at selger har en elektronisk direkte kobling til sin bank (online connection). Etter at selger og kjøper har blitt enige om å bruke dokumentinkasso registreres oppdraget elektronisk av selger. Registreringen danner grunnlaget for et elektronisk brev til banken. En oppdragsmelding går da elektronisk til selgers bank.

Med direct collection er det mulig å sende dokumentene direkte fra selger til kjøpers bank. Partene hopper med andre ord over et av stegene i den tradisjonelle prosedyren ved dokumentinkasso.

Dokumentene kan gå per post (rekommandert), - eller med kùrer, avhengig av hva partene har avtalt og akseptert. Fordelene med direct collection ligger særlig i at:

  • prosedyren for gjennomføring av dokumentinkasso blir enklere
  • varene kan tollklareres og frigjøres raskere for import
  • lavere bankgebyrer
  • raskere oppgjør fordi dokumentflyten går hurtigere
Spesielt for bedrifter som bruker /ønsker å bruke dokumentinkasso er det mye penger å spare på å etablere en ordning for direct collection med banken.

Dokumentinkasso - begrensninger

Sett fra eksportørens synsvinkel har dokumentinkasso del begrensninger. Disse begrensningene viser seg særlig i forhold til remburs:

  • Når kjøper ikke vil betale (Documents Against Payment) eller vil ikke akseptere tratten (Documents Against Acceptance) har bankene kun en formidlingsrolle, i motsetning til ved remburs der banken går aktivt inn som garantist for oppgjøret
  • Ved aksept av tratte (uakseptert veksel) er det større risiko for selger dersom kjøper går konkurs
  • Ved manglende betaling kan varer være vanskelige, om ikke umulig å videreselge. Dette gjelder særlig spesialtillagede varer eller varer med begrenset holdbarhet
  • Ikke betalte varer må ofte videreselges til lavere pris med lavere fortjeneste
  • Dokumentinkasso tar i liten eller ingen grad høyde for landrisiko og korrupsjon
  • Kredittid ved dokumentinkasso kan bli vesentlig lengre enn remburs, spesielt ved lange transporttider
  • Dør-til-dør transporter (særlig med bil) der kjøper får varene direkte, "ødelegger" sikringslogikken bak dokumentinkasso 
  • Ved dokumentinkasso trer sikkerheten for selger først i kraft når du har sendt fra deg varene dine, i motsetning til ved remburs hvor sikkerheten trer i kraft når rembursen er åpnet av kjøper og kjøpers bank
  • I praksis er det lettere for en kjøper å bruke innsigelser under salgskontrakten som påskudd til ikke å betale ved dokumentinkasso enn ved remburs. Rembursen er frigjort fra kontrakten slik at dersom du presenterer dokumentene i rett form og i rett tid til banken din, får du som selger betalt uavhengig av kjøpers innsigelser i kontrakten 
  • Kjøper får ikke tilgang til varene uten betaling eller aksept av veksel

Fordeler med dokumentinkasso

Fordelene med dokumentinkasso er, stikkordsmessig:

  • Kjøper får ikke tilgang til varene uten betaling eller aksept av veksel
  • Spesielt ved sjøtransporter og omsettelige sjøfraktdokumenter  - adressert til kjøpers bank - har selger god sikkerhet
  • Selger får ofte pengene raskere enn ved salg i åpen regning på kreditt
  • Bankene opptrer som bindeledd mellom kjøper og selger
  • Banken følger opp ubetalte oppdrag - også som pengeinnkrever i kjøpers land
  • Kjøper kan avvente betaling til varenes ankomst
  • Er varene holdbare og lett omsettelige kan selger videreselge dem til andre dersom kjøper ikke betaler
  • Sammenliknet med remburs er dokumentinkasso normalt enklere og billigere
  • Dokumentinkasso baserer seg på et anerkjent internasjonalt regelverk (URC 522)
  • Ved etablerte kundeforbindelser, med større tillit mellom partene og ved liten eller moderat landrisiko er dokumentinkasso, bankgarantier eller andre former for betalingssikring ofte mer hensiktsmessig enn remburs

Oppdragsbrevet - en sjekkliste

Oppdragsbrevet fra eksportør til banken er et viktig grunnlag for at dokumentinkasso skal virke etter sin hensikt.
Dette er en instruks til de andre partene og er derfor arbeidsgrunnlaget for hvordan dokumentinkassoen skal gjennomføres.

Oppdragsbrevet bør (i følge erfarne bankfolk) inneholde følgende informasjon:
  • Aktuelt beløp med valutasort, evt. terminsikret (se valutaordliste)
  • Forfallsdato, entydig angitt
  • Debitor, med tydelig adresse og gjerne kontaktperson
  • Bankforbindelse (kjøpers bank bør være godkjent av din bank)
  • Eventuelle agentfullmakter (knyttet til utlevering av varer, endring av betingelser mv.)
  • Betalingsbetingelser (hvilken variant av dokumentinkasso er valgt)
  • Hvilke dokumenter legges ved (opplisting av dokumenttype og antall eksemplarer)
  • Bankomkostninger - spesifikasjon av hvem av partene som betaler hvilke bankomkostninger
  • Forholdsregler ved manglende betaling/aksept av veksel
  • Forsendelsesmåter for dokumenter (rekommandert /via ekspress-selskap/ elektronisk)
  • Avregningsinstruksjoner og angivelse av kontering

For å sette opp et nøyaktig nok oppdragsbrev må det ligge kunnskaper om både kunden og transportmåten i bunn. Det viktigste er likevel at instruksjonene er i samsvar med salgskontrakten. Uklarhet eller avvik vil kunne føre til betydelige forsinkelser, i verste fall til at betaling ikke finner sted.

De større bankene har laget "kryss av" lister hvor du kan sjekke at oppdragsinstruksen din blir nøyaktig nok. Er du i tvil om innholdet i instruksen, nøl ikke med å kontakte din bank.