Eksportdokumenter

Eksportdokumentene utgjør en viktig og nødvendig del ved ethvert internasjonalt salg. De vanligste eksportdokumentene er handelsfakturaen, pakklisten, utførselsdeklarasjonen og fraktdokumentet. Andre aktuelle dokumenter kan være opprinnelsesbevis eller ulike produkt- og helseerklæringer.

En uklar faktura eller ett feil utfylt opprinnelsessertifikat kan skape misforståelser for kunden og mellomledd som er involvert i handelen. Slike mellomledd kan være transportøren, tollvesenet, forsikringsselskapet, agenten eller bankene.

Elektronisk kontra tradisjonell dokumentasjon
Selv om vi stadig oftere benytter elektronisk korrespondanse med våre handelsforbindelser er det fortsatt slik at håndfast dokumentasjon spiller en viktig rolle i internasjonal handel. Uten grunnleggende forståelse av dokumentenes funksjon og juridiske betydning kan man fort komme i ubehagelige situasjoner, uavhengig av om dokumentasjonen er elektronisk eller på papir. For å lese mer om elektronisk dokumentasjon kan du gå tilbake til menyen under Handelsdokumenter.

Eksportørens ansvar
Det er viktig å være klar over at selv om eksportøren velger å sette bort dokumenthåndteringen, for eksempel til en speditør, er det likevel eksportøren som har det formelle ansvaret for feilaktige og utilstrekkelige opplysninger.

Det er også viktig å jobbe for en enklest mulig dokumentflyt. Under hvert enkelt land i Eksporthåndboken omtaler vi hva som vanligvis er nødvendige handelsdokumenter ved salg til dette landet.
 
Begrepene eksportdokumenter og handelsdokumenter brukes ofte om hverandre. De internasjonale leveringsbetingelsene, Incoterms 2010, klarlegger blant annet hvilke dokumenter henholdsvis eksportør (selger) og importør (kjøper) formelt har ansvar for å fremskaffe.

FNs økonomiske kommisjon for Europa, UNECE, har lagt ned et stort arbeid i å standardisere og forenkle internasjonal handelsdokumentasjon, i tillegg til å legge til rette for elektronisk dokumentoverføring. Se lenken Dokumentmaler - basert på FN-standarder.