Elektronisk dokumentasjon

I internasjonal handel tas elektronisk datautveksling stadig mer i bruk, enten det er i form av EDIFACT, XML eller ulike internettløsninger. Ved riktig bruk kan slike løsninger gi betydelige gevinster i form av lavere håndteringskostnader, bedre dokumentkvalitet og raskere vare- og betalingsflyt.
 
Selv om stadig mer raffinerte elektroniske informasjonsløsninger lanseres, er denne elektroniske kommunikasjonen i dag først og fremst aktuell i handelen mellom industrialiserte land og i stor grad mellom større bedrifter eller innenfor konsern.

En rekke land i verden krever fremdeles papirdokumenter som ofte må påføres både stempel, underskrifter for hånd og erklæringer fra tredjepersoner. Heller ikke alle blankettformularer finnes i gyldig elektronisk form. I tillegg kan mangelfulle tekniske løsninger begrense mulighetene for elektronisk dokumentasjon. 

Innenfor EU er det i dag langt på vei åpnet for elektronisk dokumentoverføring, blant annet i form av EU-direktiv 115/2001 som tillater og regulerer bruk av elektroniske fakturaer.

Tolldeklarering i Norge har lenge foregått elektronisk (TVINN). Går utførselen til Sverige eller fysisk via Sverige til et annet EU-land kan en norsk elektronisk utførselsdeklarasjon gjøres enkelt om til en EU-innførselsdeklarasjon, forutsatt at man har de nødvendige tillatelser (se Sverige:Tollbehandling). Elektroniske transittmeldinger basert på New Computerised Transit System (NCTS) brukes i dag for vareforsendelser over store deler av Europa.

Andre vanlige handelsdokumenter slik som transportdokument, pakkliste, opprinnelsesbevis og forsikringsertifikat lar seg også enkelt produsere og overføre elektronisk. Generelt oversendes mye handelsdokumentasjon i dag i form av scannede PDF-filer som e-postvedlegg.