Faktura

Fakturaen er et dokument fra selger til kjøper med anmodning om betaling for varene omfattet av fakturaen.

Ved salg av varer utferdiges normalt en faktura med opplysninger om blant annet pris og levert mengde i henhold til kontrakten mellom selger og kjøper. Fakturaen kalles også handelsfaktura eller kommersiell faktura (commercial invoice) for å nevne noen andre navn.

Bruk
Ved eksport av varer kreves det ofte at fakturaen skal framlegges i forbindelse med fortolling av varene, både i eksportlandet og importlandet.

Tollmyndighetene bruker fakturaen til å:
  • Beregne toll og avgifter
  • Klassifisere varene riktig i henhold til landets eller tollunionens tolltariff
  • Kontrollere om varene er underlagt importrestriksjoner eller andre importbestemmelser.


Ved krav om spesielle dokumenter fra importlandets myndigheter er ofte fakturaen grunnlagsdokument for utstedelse av disse.

I slike tilfeller bør fakturaen sendes i god tid til importøren, slik at den kan videresendes til importmyndighetene i landet. Fakturaen er også et viktig dokument for transportører, banker og forsikringsselskap.

Faktura eller handelsfaktura (commercial invoice) må ikke forveksles med proformafaktura.

Datagrunnlag - elektroniske fakturaer.
Opplysningene i handelsfakturaen utgjør vanligvis datagrunnlaget for de fleste andre handelsdokumenter. En rekke bedrifter bruker i dag elektroniske systemer som overfører informasjonen automatisk fra fakturaen til tolldeklarasjonen. EDI, XML, ebXML og ulike internettløsninger (web-services) er eksempler på slike elektroniske løsninger.

EU direktivet om elektronisk signatur åpner for å bruke elektroniske fakturaer ved salg til kunder i EØS-land.


Fakturamal - UN Invoice Layout Key

UN Invoice Layout Key er en standardblankett som ofte blir lagt til grunn for utarbeidelse av fakturaen.

UN Invoice Layout Key finner du øverst til venstre.

Faktura - innhold

Uavhengig av marked, bør fakturaen normalt inneholde følgende informasjon:
  • Tydelig overskrift ”faktura” 
  • Fakturanummer og utstedelsesdato
  • Selgers navn og adresse (herunder firmalogo og tydelig leveringsadresse)
  • Kundens ordre-/bestillingsnummer, korrekt firmanavn med selskapsform og nøyaktig adresse
  • Varebeskrivelse og mengde
  • Kollimerking, nummer, antall og slag
  • HS nummer (de seks første sifrene i tolltariffnummeret)
  • Opprinnelsesland
  • Oppgjørsvaluta
  • Pris per enhet og totalt for hvert vareslag
  • Eventuelle rabatter og opplysninger om type rabatt
  • Aktuell leveringsbetingelse med presisering av sted, tid og regelverk (Incoterms 2010)
  • Transport- og eventuelle pakkekostnader
  • Betalingsvilkår og faktisk forfallsdato
  • Eventuelt rembursnummer dersom denne oppgjørsformen brukes
  • Sidenummer dersom fakturaen har mer enn en side.

Ved salg på remburs gjelder spesielle regler for utfylling av fakturaen. 

Faktura - tilleggsopplysninger

Enkelte land og bedrifter i utlandet kan kreve særskilte tilleggsopplysninger i fakturaen som norske eksportører må utferdige.

Eksempler på kontraktsmessige særkrav som du må ta med for å komplettere fakturaen kan være:
  • Navn på referanseperson hos kunde og selger (særlig ved salg til store bedrifter og organisasjoner)
  • Selger/selgernummer
  • Utleveringssted
  • Forsendelsesmåte og dato
  • Kundens momsregistreringsnummer
  • Selgers momsregistreringsnummer


I tillegg kan enkelte nasjonale myndigheter forlange blant annet:

  • Ytterst detaljerte krav til opplysninger om priskalkyle, frakt, pris per enhet, varetyper mv
  • Krav til spesifikke erklæringer på fakturaen for å oppnå tollfordeler eller av formelle hensyn
  • Lisensnummer i land med importrestriksjoner
  • Krav til undertegning og stempling av faktura, ikke bare fra firma, men også fra tredjeparter

Mange bedrifter benytter seg i dag av elektroniske løsninger for å standardisere dokumentene i bedriften. Dette effektiviserer utferdigelsen av dokumentene og reduserer ressursbruk på området. Samtidig kan det redusere bedriftens mulighet til å imøtekomme kundens og importmyndighetenes krav.

Den såkalte "80/20 regelen" kan her være en pekepinn. Man kan gjerne standardisere 80% av fakturaens innhold, mens 20% bør være reservert for å imøtekomme særkrav fra kunder eller myndigheter.

Faktura - undertegning, stempling og erklæringer

Enkelte land har særkrav om både erklæringer og undertegning på fakturaen.

Undertegning
Undertegning på fakturaen på vegne av firmaet må gjøres av en person som har fullmakt (prokura) til å forplikte bedriften. Hvis importlandets myndigheter krever det, må en såkalt tredjepart stemple og undertegne fakturaen. Dette kan være et handelskammer, utenlandske konsulater, ambassader, Utenriksdepartementet eller tollvesenet.

Erklæringer
Krav om særskilte ”på tro og ære” erklæringer på landets språk eller et anerkjent forretningsspråk på fakturaen forekommer. Slike erklæringer er gjengitt under de respektive land i Eksporthåndboken og har ofte en fastsatt ordlyd.

For land eller områder Norge/EFTA har inngått frihandelsavtaler med, kan en fast fakturaerklæring påføres fakturaen, slik at importøren kan søke tollfordeler ved import. For å utstede fakturaerklæringer på sendinger på over 50.000 NOK, må eksportøren være godkjent eksportør.

Proformafaktura

Ved eksport av varer utferdiges ofte en Proformafaktura (Pro Forma Invoice). Som det ligger i begrepet, er dette en faktura som kun utstedes for formens skyld. Proformafaktura utferdiges ofte i forbindelse med:

  • spesielle forsendelser som garanti, reparasjon eller lignende
  • søknad om importlisens
  • åpning av remburs
  • underlag for midlertidig utførsel
  • forsendelser uten spesiell handelsverdi, slik som vareprøver, private eiendeler, gaver eller lignende.

Tollfaktura (Customs Invoice)

Tollmyndighetene i visse land krever en såkalt tollfaktura (Customs Invoice) som skal skrives ut på en fortrykt blankett. Årsaken til dette kan være krav om en spesiell verdi- eller opprinnelseserklæring.

Vær oppmerksom på at enkelte eksportører feilaktig bruker betegnelsen ”tollfaktura” om det eksemplaret som sendes til tollvesenet.

Se under hvert enkelt land om tollfaktura kreves.

Konsulatfaktura (Consular Invoice)

Ved eksport til enkelte mellom-amerikanske land kreves en såkalt Konsulatfaktura (Consular Invoice).

Denne skal skrives ut på særskilte blanketter.

Konsulatfakturaen skal framvises for og legaliseres av importlandets konsulat (stemples og undertegnes av konsulen).

Eksempel på utseende og veiledning i bruk av denne finner du i Eksportdokumentveilederen.