Dokumentinkasso- fordeler og ulemper

Hva er dokumentinkasso? Er dette et betalingssikringsinstrument som passer din bedrift? Hva er fordelene og ulempene med denne sikringsformen? Vi besvarer spørsmålene.
Det eksisterer forskjellige begrep på dette betalingssikringsinstrumentet. Cash Against Documents (CAD) er den vanligste formen for dokumentinkasso, og er den formen vi vil bruke som eksempel i denne artikkelen.

Det først og fremst viktig å være klar over at dokumentinkasso ikke har noe med rettslig inkasso å gjøre. Dette er tvert i mot en helt vanlig betalingsform hvor kjøpers bank utleverer dokumenter til kjøper mot betaling eller aksept av veksel etter oppdrag fra selger. Enkelt sagt likner dokumentinkasso på postoppkrav som samtidig inkluderer elementer av administrativ factoring.

Gangen i tradisjonell dokumentinkasso
I figuren under ser du skjematisk gangen i en dokumentinkasso (en CAD-variant). Selger og kjøper har i kontrakten avtalt å bruke dokumentinkasso som betalingsform. Selger lager en instruks til banken sin om hvordan dokumentene og betalingen skal håndteres. Deretter
1. skipes varene,
2. dokumentene sendes fra selger til selgers bank,
3. dokumentene videresendes fra selgers til kjøpers bank,
4. en betalingsanmodning går fra kjøpers bank til kjøper,
5. kjøper betaler i sin bank,
6. ved betaling får kjøper adgang til handelsdokumentene som igjen gir adgang til varen, og
7. deretter overføres pengene via selgers bank og til selger.


 
 

Fordeler med dokumentinkasso
• I forhold til salg i åpen regning får selger normalt pengene raskere. Såfremt kjøper virkelig vil ha varene, får han dem ikke før han har betalt. Derved har selger et betydelig pressmiddel.
• Sammenliknet med remburs er oppgjørsformen normalt billigere og enklere.
• Lett omsettelige eksportvarer er ofte velegnet for dokumentinkasso fordi dersom opprinnelig kjøper ikke kan eller vil betale, kan man raskt finne en ny kjøper.
• Det viser seg i praksis at når kjøpers lokale bank er pengeinnkrever, er det vanskeligere for kjøper å vri seg unna innbetalingen enn når det kun kommer en faktura og purring fra det ”fjerne” Norge.
• Det er også banken som tar seg av alt det administrative rundt betalingsinnkreving og oppfølgning av manglende betalinger.
• Sett fra kjøpers ståsted ligger hovedfordelen i at han kan avvente betaling inntil varene er ankommet hans land.
• Dokumentinkasso baserer seg på et allment anerkjent regelverk – Uniform Rules for Collection, URC522, utarbeidet av Det internasjonale handelskammeret (ICC), som regulerer alle parters (inkludert bankenes) ansvar og forpliktelser.
 

Begrensninger ved dokumentinkasso
• Hvis ikke kjøper vil betale, er du ikke sikret betaling (slik man normalt er ved remburs hvor bankene har en selvstendig betalingsforpliktelse). Det betyr i verste fall at du må frakte varene tilbake igjen til ditt land med alle transportkostnader dette innebærer. Og selv om varene kan videreselges lokalt, må du gjennom en ny salgsprosess.
• Kommer du i en situasjon hvor kjøper ikke vil betale og du i tillegg har spesialproduserte varer, vil du kunne oppleve at varene dine kun har skrapverdi. Dette gjelder ikke bare om varene er spesialtilvirket, men også om de har begrenset teknisk eller markedsmessig varighet. Ferskfisk og moteklær er to åpenbare eksempler.
• Ved bruk av dokumentinkassoformen “Documents against Acceptance” (dette betyr at kjøper aksepterer en veksel fra selger og får dermed utlevert dokumentene/varene) fastsettes en fremtidig forfallsdato (kredittid fra leverandør) som vekselen skal betales/innløses på. Her risikerer selger at kjøper får varen i hende, men ikke er i stand til å betale ved forfall.
• Dokumentinkasso sikrer ikke mot politisk risiko, det vil si for eksempel krig, økonomisk problemer i kjøpers land, valutarestriksjoner eller andre inngrep fra myndighetene i importlandet.
• I praksis er det lettere for en kjøper å bruke innsigelser under salgskontrakten som begrunnelse for ikke å betale ved dokumentinkasso enn ved remburs. Rembursen er frigjort fra den underliggende kontrakten, slik at dersom du presenterer rette dokumenter i rett form og i rett tid til banken din, får du som selger oppgjør uavhengig av kjøpers innsigelser i kontrakten.


Dokumentinkasso eller remburs? – ikke alltid et opplagt valg
Ut fra ovennevnte er det liten tvil om at remburser er den sikreste oppgjørsformen for eksportør, bortsett fra forskuddsbetaling.
Ved dokumentinkasso venter også gjerne kjøper med å betale for varene til de er kommet frem til ankomstlandet. Spesielt med lange sjøtransporter på for eksempel +/- 30-40 dager, slik som til Øst-Asia, gir dette en betydelig kredittid. Når vi sammenlikner med kontant (at sight) remburs, hvor eksportør kan ha penger på konto allerede 4-5 dager etter at transporten har gått fra Norge, kan rentekostnadene ved en slik ”kredittid” være betydelige.
 
Er valget mellom dokumentinkasso og remburs alltid så enkelt?
- Som regel ja, men ikke alltid. Vi ser eksempler på land hvor kjøper og kjøpers bank har en tendens til å utarbeide svært omfattende remburser hvor det er vanskelig å oppfylle alle krav. Det kan blant gjelde India og enkelte arabiske land. Hvis selger stadig erfarer at han ikke klarer å oppfylle kravene i rembursen selv om de gjør alt som er mulig for å styre betingelser best mulig, og dette er en kontant (at sight) remburs, har vi i noen tilfeller rådet selgere til å tilby dokumentinkasso ved kommende salg framfor remburs. Årsaken er for det første at formkravene ved dokumentinkasso normalt er enklere å oppfylle. Formfeil kan da heller ikke så lett brukes som påskudd fra kjøper og kjøpers bank til ikke å betale. Men først og fremst fordi en remburs du ikke kan oppfylle i praksis blir som dokumentinkasso – det vil si at det er opp til kjøper om han vil betale for dokumentene for å få fysisk adgang til varene eller ikke. Da kan man like godt ”nøye seg” med å betale inkassoomkostninger istedenfor rembursomkostninger for noe som allikevel ikke får mer verdi enn et dokumentinkassooppdrag.

Valg av betalingsform er selvfølgelig også en forhandlingssak mellom kjøper og selger. Kjøper vil gjerne unngå remburs fordi han må betale høyere omkostninger, samt bruke kredittrammer i sin bank. Her må man være bevisst som selger i forhold til hva man vil akseptere basert på blant annet erfaringer, kjennskap til kundens økonomiske situasjon og politisk risiko.
En del eksportører kombinerer også dokumentinkasso med kredittforsikring på de samme kunder, noe som reduserer den kommersielle risikoen og fungerer bra i praksis.

Ved salg til politiske eller økonomisk høyrisikoland er bekreftet remburs betalbar i norsk bank eller forskudd ofte de eneste betalingsformene som fungerer. Dette gjelder spesielt dersom det er lang produksjonstid og/eller kredittid involvert. Da vil alltid rembursen være det klart beste alternativet i form av at risikoen naturlig øker med tidshorisonten fra ordre til betaling.

Direct collection – den elektroniske hurtigvarianten
Denne formen for dokumentinkasso forutsetter at selger har en elektronisk løsning til sin bank. Oppdraget registreres elektronisk av selger. Registreringen danner grunnlaget for en elektronisk melding til banken. En oppdragsmelding går da elektronisk til selgers bank som overtar administrasjon og oppfølgning i form av innkreving, purringer, avregning til eksportør etc. Dokumentene sendes direkte fra selger til kjøpers bank med et oversendelsesbrev som lages automatisk av bankens elektroniske system basert på de opplysninger selger registrerer. Partene hopper med andre ord over et av stegene i den tradisjonelle prosedyren for dokumentinkasso. Fordelen med dette er lavere bankgebyrer for eksportør, men også muligheter for raskere oppgjør da hele dokumentflyten går hurtigere.

Enklere dokumentkontroll enn ved remburs
Ved betalingsformen remburs er man vant til at både selgers og kjøpers bank gransker dokumentene meget grundig. Når det gjelder dokumentinkasso er bankene snarere en postkasse. Både selgers og kjøpers bank nøyer seg her med å telle opp og registrere antall dokumenter og ser at riktig type dokument foreligger og er i samsvar med instruksen.
Sikkerheten ligger i at kjøper må betale inn fakturabeløpet i sin bank. Først da får han tilgang til dokumentene som igjen gir han tilgang til varene.

Dokumentinkasso – sikrest ved sjøtransport?
I utgangspunktet er dokumentinkasso sikrest for selger ved sjøtransport fordi det ligger en disposisjonsrett til varene i en Bill of Lading (sjøfraktdokument). Den som har dette omsettelige dokumentet i hende, har disposisjonsretten til varen.
Ved bil- og flytransport må selger være nøye med at fraktdokumentet er adressert til kjøpers bank og ikke til kjøper. I sistnevnte tilfelle får kjøper ut varene uten fraktdokumentet i hende, og selger mister derved mye av sikkerheten i betalingsformen.


Skrevet 04.2012 av:
Tore Skoglund
Head of Trade Finance
Fokus Bank