Eksportdokumenter - hva og hvorfor?

Hvorfor har vi eksportdokumenter?
All eksport og import av varer har å gjøre med tre typer strømmer over grenser. Det er av:
- varer
- dokumenter
- penger

I vår internettalder setter mange uten videre likhetstegn mellom dokumentasjon og informasjon. Koblingen er relevant, men bare delvis riktig. Handelsdokumenter er også juss.
Det vil si at bestemte handelsdokumenter må foreligge:
- for at varer lovlig skal krysse grenser
- som et kontraktsgrunnlag mellom eksportøren og ulike tjenesteytere
- som bevismateriale i tilfelle konflikt mellom ulike parter i forsyningskjeden

Fordi dokumentflyten er relativt beskjeden i innenrikshandel og ettersom mer og mer av dokumentutvekslingen foregår elektronisk, har mange lett for å glemme at handelsdokumentene har en viktig juridisk rolle. De mest håndfaste følgene av at eksportdokumentasjonen ikke er i orden er at:
- varene stopper opp på grensen eller annet sted i transportløypa
- du får ikke betalt fordi underlaget for utbetaling er utilstrekkelig

Slurv og unøyaktigheter med å oppfylle dokumentkrav kan i verste fall føre til tap av viktige utenlandskunder med liten toleranse for forsinkede leveranser og rotete dokumentpraksis. I kjølvannet av terroranslaget mot USA 11.september 2001 er dessuten kravene til dokumentasjon av internasjonale vareforsendelser blitt betydelig skjerpet. Dette er enda en grunn til å skaffe seg kunnskaper om og rutiner for god dokumentbehandling.

Internasjonal handel – mange parter med delvis ulike roller
FNs økonomiske kommisjon for Europa, UNE/ECE, har regnet på at en eksportør og en importør ved et varekjøp ofte ender opp med totalt:
- 18 forskjellige parter
- 40 ulike handelsdokumenter
- 360 kopier
Norske eksportører, særlig på våre nærmarkeder i EØS, opplever heldigvis stort sett ikke en slik virkelighet. En del handelsdokumenter er også av en slik art at eksportøren sjelden eller aldri selv ser dem. Det kan for eksempel være underliggende fraktdokumenter, mottakskvitteringer og innførselsdeklarasjoner. Men de er like fullt en del av dokumentasjonen som kreves for å bringe forsendelsen i hus og pengene på konto.

 Derfor, når varer krysser grenser blir det :
- flere handelsdokumenter
- nye handelsdokumenter
- flere parter
- andre parter
enn ved en innenrikshandel.

Typiske parter i et internasjonalt varesalg er, foruten eksportør og importør:
- Tollvesenet i eksport- og importlandet
- Andre kontrollmyndigheter i eksportlandet
- Andre kontrollmyndigheter i importlandet
- Myndigheter i transittland
- Eksportørs og/eller importørs transportør/speditør med tilhørende nettverk
- Havner, flyplasser, transport- og lagerterminaler i transportløypa
- Eksportørs og/eller importørs bank
- Eksportørs og/eller  importørs forsikringsselskap

La oss bruke handelsfakturaen som eksempel. Den skal selvsagt stiles til kjøper som en anmodning om å betale. Tollvesenet i både eksport- og importlandet er interessert i handelsfakturaen for å kunne kontrollere at faktisk forsendelse over grensen stemmer med det som står i dokumentene. For importlandets tollmyndigheter er fakturabeløpet grunnlaget for å beregne eventuell toll og avgifter.

En speditør er interessert i handelsfakturaen som grunnlag for å fylle ut en tolldeklarasjon, transitt- og transportdokument og for egen varekontroll gjennom transportløypa. Banken eller bankene betalingen går gjennom, vil gjerne ha et fakturaeksemplar som grunnlag for hva som skal utbetales, når og til hvem. For å beregne forsikringsverdi (transportforsikring) trenger forsikringsselskapet informasjonen i  blant annet handelsfakturaen.

Det å forsyne partene i forsyningskjeden med samme dokument, som disse anvender for til dels ulike formål, slik at alle blir fornøyd, er en av de vedvarende utfordringene i internasjonal handel. Derfor  vil eksempelvis en eksportfaktura gjerne framstå som langt mer omfattende enn en innenlandsk faktura. Eksportfakturaen kan tilfredsstille det største felles multiplum av krav fra mange parter med til dels ulike roller.

Det kan derfor være lurt å gjøre seg kjent med hvem som er målgrupper også for andre dokumenter, slik som vist i tabellen under:

Hvilke dokumenter – hvilke målgrupper?

Dokument: Importør/
kunde
Tollvesen Transportør/
speditør
Bank Andre
off/private
tjenesteytere
Handelsfaktura:          
Utførsels-
deklarasjon
         
Transport-
dokument
         
Pakkliste          
Opprinnelsesbevis
- hvilket?
         
Forsikrings
dokument
         
Andre
dokumenter
         


Heldigvis har det skjedd en betydelig standardisering av de ulike dokumentene, både på papir- og elektronikksiden de siste 50 år. Hva som kan standardiseres og hvor langt  uten at vare- og pengeflyten stanser opp, er et nøkkelspørsmål i arbeidet med å forenkle dokumentrutinene ved eksport.

Dokumenter – krav til form, innhold og håndtering
For at et eksportdokument skal godtas av de aktuelle partene i handelskjeden stilles det gjerne krav til form, innhold og håndtering. Under har vi listet opp en del viktige spørsmål du må kunne besvare for å sikre deg at dokumentet holder mål:

Godtas standardblanketter  og eventuelt hvilke?
Hvem kan /kan ikke fylle ut dokumentet?
Godtas elektroniske versjoner?
Krav til språk – utenom engelsk?
Hvor mange eksemplarer av dokumentet kreves – og av hvem?
Krav om original?
Krav om tilleggsinformasjon utover det som er vanlig?
Krav om tilleggserklæringer?
Krav om undertegning og av hvem?
Krav om stempling og av hvem?
Krav om datering?
Kan jeg gjøre endringer /overstrykninger  i dokumentet?
Krav om innholdsmessig samsvar med andre dokumenter?

I Eksporthåndboken finner du langt på vei svar på disse spørsmålene for de enkelte land. Ellers anbefaler vi sterkt heftet ”International Standard Banking Practise (forkortet ISBP) for the examination of documents under documentary credits” (ICC Publications No. 645).
Selv om heftet formelt dreier seg om håndtering av dokumenter ved remburs, gir det mange praktiske råd, både om så vel dokumentpraksis som tilgivelige og ikke tilgivelige feil.

Dokumentflyten
Det er viktig å være seg bevisst hvor dokumentprosessen begynner. Nøkkeldata slik som:
- selger og kjøpers navn og adresser
- aktuelle varer
- priser
- mengder og volum
- leveringsbetingelser
- betalingsvilkår
som skal være med i en rekke av handelsdokumentene, oppstår allerede i fasen hvor du som eksportør legger fram et tilbud eller svarer på en forespørsel. Det kan for eksempel være i form av en proforma faktura.

I internasjonal handel er det ekstremt viktig å forvisse seg om at begge parter faktisk er enige om salgsbetingelsene – og det skriftlig. Ellers kan du komme til å skrive ut handels-dokumenter på feilaktig grunnlag.

Elektroniske systemer som på en enkel måte drar med seg data fra selve salgskontrakten eller ordrebekreftelsen over til de enkelte handelsdokumenter er et viktig tiltak for å forenkle arbeidet med eksportdokumenter.

 Det er med andre ord viktig å systematisere  dokumentflyten helt fra der informasjonen oppstår, som i alle fall er når salgskontrakten eller ordrebekreftelsen foreligger. Vi forutsetter da at dataene er på et riktig presisjonsnivå for å møte kravene til den aktuelle vareforsendelsen til den aktuelle importkunden.

Vi har påpekt at det i internasjonal handel er en flora av handelsdokumenter. I praksis ligger de største og raskeste gevinstene i arbeidet med å systematisere dokumentproduksjonen i gjengangerdokumentene.

De vanligste handelsdokumentene – likheter og forskjeller
Det er visse dokumenter en vareeksportør ikke kommer utenom. Vi tenker da spesielt på  handelsfakturaen, tolldeklarasjonen, fraktdokumentet og pakklisten. En pakkliste er ikke alltid  formelt nødvendig, men sendes  i praksis ofte med.

Når du har fullført handelsfakturaen har du ofte 80-85 prosent av den informasjonen du trenger for å få de andre eksportdokumentene på plass. Da er det viktig å ha systemer som kan dra med seg denne informasjon over til andre dokumenter. Derved sparer du både tid og unngår senere problemer pga. manglende overensstemmelse mellom de forskjellige dokumentene.  I tabellen under er et innspill til hvordan du kan jobbe for å forenkle din egen dokumentasjonsflyt.

Informasjon som kreves for de vanligste handelsdokumenter ved eksport

X = informasjon som vanligvis kreves. (x) = informasjon som kreves i en del tilfelle.


Informasjonelement Type info 1) Handelsfaktura Pakkliste Utførsels-
deklarasjon
Transport-
dokument
Selgers fakturaadresse R x   x (x)
Selgers henteadresse R (x) x   x
Kjøpers fakturaadresse R x x x (x)
Kjøpers leveringsadresse R x x   x - ikke egen rubrikk
Varemottaker ikke kjøper?   (x) x Vareeier? (x)
Notify-adresse VA x x   (x)
Evt "to order" -adresse R (x)     (x)
Datering utstedelse VA x x x x
Datering forfall VA x      
Ordrenummer VA x   TVINN-nr (x)
Annet referanse-nummer selger/kjøper VA x     (x)
Varebeskrivelse R x Detaljer x x
Farlig gods? VA x x   x
HS-nummer R x Detaljer x + nasj. sifre (x)
Pris VA x   x Transport:
Evt. rabatter VA x     (x)
Evt. tillegg VA x     (x)
Kolli, type VA x x x x
Kolli, antall VA x x x x
Vekt, netto VA x x x (x)
Vekt, brutto VA x x x x
Volumsmål (lastemeter, kubikkmeter mv.) VA       x
Leveringsbetingelse VA x x x Frankatur- CMR
Betalingsbetingelse VA x     (Freigt prepaid/collect, Etter krav CRM
Navn på transportør R (x) x Deklarant = Representant x
Transportform VA (x) (x) x x
Navn/reg.nr. transportmiddel R (x) (x) x x
Opprinnelsesland R x x x (x)
Evt. erklæring VA x      
Evt. referanse til norm eller standard R x        
Ref. person R x x x x
Underskrift - kvitteringer   (x)   (x) x
Stempling av dokumentet   (x) (x)   x
Rembursnummer/ referanse   (x)     (x)
Sted og dato for overtakelse av godset           x
Ønsket vedlegg angitt   (x) (x)    (x)



Noter :
1. Informasjonstyper – muligheter :
    R  = hentet fra register
    VA = informasjon hvor verdien varierer, men som kan automatiseres, for eksempel vekt og mål.
2.  Istedenfor at eksportøren fyller ut transportdokumentet kan hun ha en instruksjonsmal overfor transportøren – i form av et Shipping eller Transport Advice med nødvendig informasjon.

Den såkalte ”80-20 regelen” har mye for seg også når det gjelder eksportdokumenter.
Du kan forenkle og samordne de vanligste dokumentene, men ikke alltid alle. Du kan ved hjelp av elektroniske maler og systemer sørge for at informasjonen som kreves for mange kunder og land er tilstrekkelig, men ikke alltid. Det er viktige nasjonale forskjeller både mht. hvor detaljerte dokumenter skal være, hvilke dokumenter som kreves og eventuelle krav til stempling og undertegning av tredjeparter.

Et sentralt poeng når det gjelder handelsforenkling er likevel å prøve, så langt som mulig, å redusere antall eksportdokumenter til de fire vi har nevnt over. Ofte skal det ikke mer til enn at eksportselgeren ser kjøperen, banken og andre inn i øynene og stiller følgende spørsmål:
· er dokument x og y strengt tatt nødvendig?
· Kan vi ikke ta med eventuell tilleggsinformasjon i fakturaen?


Vi minner om at en oppdatert  ”Veileder i bruk av eksportdokumenter” er under produksjon og vil bli sendt deg som abonnent på Eksporthåndboken, trolig i månedsskiftet oktober – november.


Skrevet 12.2004 av:
Olav Hermansen
Senior Key Account
Consulting and Management
Kuehne+Nagel AS, Norway