Elektroniske meldinger som erstatning for papirdokumenter i internasjonal handel

Det kan i 2008 virke som et paradoks at handelsdokumenter i så stor grad presenteres i papirform i internasjonal handel. I denne artikkelen skal vi se på muligheten for å erstatte papirdokumenter med elektroniske meldinger – og noen viktige begrensninger.

Elektroniske kommunikasjonsløsninger og de meldingsformatene vi skal se spesielt på, EDIFACT og XML inngår gjerne i en større sammenheng; som systemer for forretningskommunikasjon i sin alminnelighet. Elektronisk handelsdokumentasjon er således ofte bare en mindre del av en større elektronisk kommunikasjonsløsning.  På den andre siden er det en del særkrav knyttet til internasjonal handelsdokumentasjon som i utgangspunktet ikke nødvendigvis lar seg forene med elektronisk kommunikasjonsløsning.

Strukturert informasjon og standardiserte meldinger

En e-post fra Jorunn Jespersen i Norgeseksport AS til varemottaker Garcia Gonzales i Mexico City om at trepallene godset står på er varmebehandlet og merket i henhold til internasjonale krav kan være oppklarende nok. Det er likevel ikke denne type kommunikasjon vi sikter til når vi taler om elektroniske meldinger.

Det vi snakker om er utveksling av strukturert informasjon mellom ulike datasystemer i form av standardiserte meldinger.

EDI og EDIFACT-standarden
EDI står for Elecronic Data Interchange. På norsk snakker vi gjerne om Elektronisk Datautveksling. FN-organet UN/Cefact (United Nations Center for Trade Facilitation and Electronic Business) har hele tiden spilt en nøkkelrolle i EDI-utviklingen.

Ved utviklingen av EDIFACT-syntaksen er det lagt særlig vekt på at den skal gjøre det mulig å definere meldingstyper på tvers av bransjer, sektorer og landegrenser. Samtidig skal den være uavhengig av program- og maskinvare slik at kommunikasjon mellom forskjellige typer maskinutstyr og programvare er mulig. Derfor kan meldingstyper som benytter denne syntaksen, overføres uten at det for hver meldingstype må lages skreddersydde løsninger i forhold til parten som skal motta meldingen.

Standardiserte meldingstyper (elektroniske dokumenter) blir konstruert for å være bransjeuavhengige, også internasjonalt. Det betyr at f.eks. en fakturamelding like godt kan benyttes innenfor transportsektoren som innenfor byggebransjen.

EDIFACT består i grove trekk av Meldingstyper, Segmenter, Dataelementer og Koder. Ikke alle dokumenter er like velegnet for EDIFACT. EDIFACT egner seg i første rekke til dokumenter av "skjematype" med standardisert innhold og format.

EDIFACT-begrensninger og forutsetninger
En utfordring med EDIFACT-meldinger er at det gjerne kreves atskillig forarbeid for å sikre at man etablerer en felles struktur for meldingene, det være seg handelspartnere imellom eller i forhold til offentlige myndigheter. For dette formål er det da også utviklet såkalte implementeringsguider, som hjelpemiddel for å etablere et felles kodespråk.

Fordelene med EDIFACT- meldinger er størst ved:

• Gjenbruk av informasjon
• Etablerte forretningsforbindelser og relasjoner
• Der meldingsinnholdet er stabilt over tid
• Automatisering av rutinebaserte oppgaver

XML-standarden – både alternativ og kompliment til EDIFACT
XML står for eXtensible Markup Language. I motsetning til EDIFACT er XML-meldingene et ektefødt barn av internettalderen. XML er en videreutvikling av internettspråket HTML (HyperText Markup Language). Det vil si kodene for å etablere ”linker” mellom dokumenter og hjemmesider på Internett. Forskjellen mellom XML og HTML er enkelt sagt at XML, i motsetning til HTML, også kan henvise til dataelementer (i form av såkalte ”tags”) i selve dokumentet, ikke bare til dokumentet selv. Dermed kan XML også benyttes for å overføre innholdet i for eksempel EDIFACT-meldinger direkte over Internett.

XML definerer struktur og innhold i informasjonen. En av hovedfordelene med XML er at meldingene i tillegg til å leses av maskiner også kan leses av mennesker på en lettfattelig måte i motsetning til det vi opplevde når vi skulle lese EDIFACT-meldinger.

Bruk av XML-meldinger
Noe som kan være en ulempe er at XML er tekstbasert, og at dataelementene er kodet.. Det betyr at selve beskrivelsen av dokumentstrukturen (schema) samt markering av data (mark-up) ofte vil ta mer plass enn selve datainnholdet. XML er derfor plasskrevende og kan være et mer langsomt overførbart meldingsformat enn EDI. Med utviklingen innen bredbånd og andre kommunikasjonssystemer blir dette problemet stadig mindre.
Andre fordeler med XML er:
• Ingen begrensinger i antallet og type elementer i meldingen
• Muligheten for å etablere egne standarder innenfor rammene av XML
• Standardverktøy for fortolkning og validering av XML
• Enkel mulighet for utveksling av data mellom forskjellige IT-applikasjoner
• Tilgang til relevant kompetanse

NorStella er en aktiv pådriver for utvikling av XML-meldinger i internasjonal handel. Eksempler på dette er:
• E2b-faktura i XML-format, http://www.e2b.no/
• Internasjonale standard transportmeldinger for sjøfrakt via ShortseaXML-prosjektet, http://www.shortseaxml.org/

I dag er fremdeles elektroniske meldinger basert på EDIFACT-standarden det vanligste. Dette har nok mye å gjøre med ulike fartstid og tiden for utbredelse av de to meldingsformatene.
Det har oppstått kombinasjoner av metoder og teknikker for å knytte XML-språket sammen med innholdet i EDI-meldinger. Disse kombinasjonene av metoder og teknikker kalles for XML/EDI.

Elektroniske ”dokumentdødare” i internasjonal handel
Stikkordsmessig kan det være krav til internasjonale handelsdokumenter, som enkeltvis eller i kombinasjon umuliggjør bruk av elektroniske meldinger, slik som:
• Krav om presentasjon av originale papirdokumenter (blant annet stemplet ”original”)
• Formelle krav om at handelsdokumenter må framlegges i papirform
• Krav om stempling av handelsdokumentet, særlig fra en utenforstående instans
• Krav om undertegning av handelsdokumentet, særlig fra en utenforstående instans
• Bruk av blankettmaler med gjennomslag, for eksempel Varesertifikat EUR.1
• Manglende elektronisk infrastruktur i mottakerlandet (særlig et u-landsfenomen)
• Mentale / juridiske barrierer pga. av frykt for dokumentforfalskning
• Viktige handelsdokumenter har flere mottakere. Alle er ikke nødvendigvis online
Nest beste løsninger
Barrierene vi nevnte i avsnittet over har ført til at vi i internasjonal handel ikke nødvendigvis får utnyttet mulighetene ved å bruke elektroniske meldinger fullt ut, slik som:
• Full integrering av handelsinformasjon i sanntid mellom partene i handelskjeden
• Besparelsene ved at samme informasjon kun tastes inn en gang
• Eliminering av feil ved at informasjonen fra ”kilden”, les eksportøren, gjenbrukes istedenfor å måtte gjenskapes av andre

Kreativ bruk av eksisterende teknologi har likevel gjort hverdagen enklere for oppfinnsomme eksportører. Ta for eksempel det faktum at viktige handelsdokumenter kan forlanges underskrevet fordi de også er juridiske dokumenter, og da ikke i sjelden med blått (fyllepenntradisjonen).

”Blå underskrift” kan i dag legges inn i elektroniske dokumentmaler. Med en brukbar fargescanner kan du derfor sende over et dokument som er svært likt originalen.

Det er i slike tilfelle viktig å fortelle kjøper at bedriften må bruke eller anskaffe en fargeprinter for å skrive ut dokumentene som kommer i hans innboks per e-post. I praksis er de aller fleste kjøpere mer enn fornøyd med disse ”look alike”- dokumentene som når de kommer ut av deres fargeprinter.

Scanning av handelsdokumenter som vedlegges som en read-only PDF til kjøper og andre interessenter brukes også mye i dag. Ved et read-only format har man normalt bedre sikkerhet for at informasjonen i dokumentet ikke blir endret.

Juridisk er det tvilsomt om slike dokumenter kan kalles ”originaler” i tradisjonell forstand. Det er derfor viktig å være klar over at denne kommunikasjonsformen vil bli godtatt uten videre av importmyndigheter i andre land og av banker, og da i særdeleshet i forbindelse med betalingsformen remburs.

I en ideell verden hentes handelsdokumentene teknisk ut fra eksportbedriftens ordre- og produksjonssystem og ”dumpes” ned i handelsdokumentene. Flere bedrifter har allerede kommet et godt stykke på vei med slike løsninger.

Andre bedrifter opererer av ulike grunner med frittstående dokumenthåndteringssystemer.Uansett løsning er i alle fall ofte første bud i forenkling av handelsdokumentasjon å redusere antallet dokumenter.  I den komplekse dokumentvirkelighet vi ofte finner i internasjonal handel, er det som regel bedre å tilstrebe en ”80-20 løsning” når det gjelder innføring av elektronisk handelsdokumentasjon enn å etterstrebe en 100 prosent løsning. Dette gjelder salg utenfor EØS-området, og kan vise seg å være vanskelig i realiteten å oppnå.


Skrevet 02.2008 av:
Olav Hermansen
Norstella