2. Strategi- og forankringsfasen

Når fylkeskommunen har gitt en kommune omstillingsstatus og bevilget midler til å lage en plan for omstillingsarbeidet, er strategifasen i gang.

/link/eb7fddf64e58429d89e4228fc1c4c216.aspx
Foto: Thinkstock/Jirsak

Strategi- og forankringsfasen gjennomføres som et prosjekt på oppdrag fra kommunen. Kommunen oppnevner en prosjektansvarlig og en styringsgruppe, og vil ofte engasjere en ekstern prosjektleder. Prosjektorganisasjonen skal utarbeide forslag til omstillingsplan og handlingsplan for første gjennomføringsår. Som kunnskapsgrunnlag for omstillingsplanen skal det utarbeides en utviklingsanalyse. Analysen skal identifisere områdets konkurransefortrinn og utviklingsmuligheter.

Strategi- og forankringsfasen bør være ferdigstilt i løpet av 6–8 måneder. Prosjektleder må sette opp en prosjektplan for arbeidet. Vi oppfordrer til å benytte prosjektstyringsverktøyet PLP Prosjektlederprosessen i gjennomføringen.

INTRO-kurs for prosjektorganisasjonen i strategifasen

Innovasjon Norge holder INTRO-kurs for prosjektorganisasjonen i strategi- og forankringsfasen. Kurset gir viktig kunnskap om omstillingsprosesser generelt og om gjennomføring av strategi- og forankringsfasen spesielt. På kurset vil deltakerne også lage utkast til detaljert prosjektplan og begynne arbeidet med omstillings- og handlingsplan, avhengig av hvor langt det enkelte omstillingsområdet er kommet i sitt arbeid. Arbeidsformen veksler mellom teorigjennomgang og praktiske workhsops, veiledet av kursholdere med lang erfaring fra omstillingsarbeid.

Utviklingsanalyse

En utviklingsanalyse er en mulighetsanalyse og minner om det mange vil kjenne som en SWOT-analyse (strengths, weaknesses, opportunities, threats). I praksis organiseres arbeidet med den strategiske utviklingsanalysen som et delprosjekt utviklet og ledet av en ekstern konsulent. Analysen skal omfatte forslag til konkrete utviklingstiltak.

Mens den samfunnsmessige konsekvensanalysen i avklaringsfasen har fokus på overordnede og langsiktige utviklingstrekk, handler analysearbeidet i denne fasen (strategifasen) mer om konkrete utfordringer i det lokale næringslivet. Utviklingsanalysen skal beskrive sentrale utviklingstrekk i kommunen de senere årene. Videre skal den beskrive behov og identifisere lokale muligheter for å utvikle og etablere lønnsomme og vekstkraftige bedrifter i kommunen.

Verktøyet utviklingsanalyse beskriver innholdet i  analysearbeidet og foreslår en disposisjon for analyserapporten.

Omstillingsplan og handlingsplan

Omstillingsplanen er det sentrale styringsdokumentet i omstillingsarbeidet. Omstillingsplanen må svare på utfordringene som er avdekket i utviklingsanalysen og prioritere innsatsområder.

Omstillingsplan skal definere:

  1. Visjon og mål for omstillingsarbeidet. Målene skal være målbare og periodiserte.
  2. Områdets prioriterte innsatsområder (normalt 3–4 stk.)
  3. Mål og økonomiske rammer for hvert innsatsområde
  4. Aktuelle tiltak og prosjekter innenfor hvert innsatsområde

Det er kommunen som har ansvar for at det blir utarbeidet en omstillingsplan og handlingsplan. Utvikling av planene delegeres til prosjektorganisasjonen.

Omstillingsplanen skal dekke hele omstillingsperioden, men kan vurderes årlig. Handlingsplaner skal utarbeides for hvert år av omstillingsperioden og definere konkrete aktiviteter eller prosjekter under hvert innsatsområde, med budsjett.

Det kan være vanskelig å identifisere de aktivitetene som bidrar best til å nå målene. I arbeidet med å prioritere prosjekter må omstillingsorganisasjonen vurdere effekten av prosjektet opp mot målene for omstillingsarbeidet slik de er definert i omstillingsplanen.  

Gode mål kan måles. Det er viktig at målene konkretiseres i kvantifiserbare (målbare) størrelser. Det bør gå klart frem av omstillingsplanen hvordan fremdriften mot et definert mål skal måles, og når.

Omstillingsplanen skal også inneholde en strategi for kommunikasjon – en kommunikasjonsplan.

 

ALLE VERKTØY OG MALER



Resultater av strategi- og forankringsfasen

Leveransen fra strategi- og forankringsfasen skal være:

  • Forslag til omstillingsplan med innsatsområder, organisering og finansiering, samt kommunikasjonsplan
  • Forslag til handlingsplan for første gjennomføringsår
  • Søknad til fylkeskommunen om omstillingsmidler (til gjennomføringsfasen)

Kommunen behandler og vedtar omstillingsplanen og handlingsplanen og sender søknad om omstillingsmidler, vedlagt vedtatt omstillingsplan og handlingsplan, til fylkeskommunen.

Når fylkeskommunen har gitt tilsagn om midler og fastsatt vilkårene som skal gjelde, starter gjennomføringsfasen. Da må kommunen etablere en omstillingsorganisasjon. 

Roller og oppgaver i strategifasen

Prosjektorganisasjonen v/prosjektleder har mange viktige oppgaver i denne fasen. Prosjektleder må lage en god prosjektplan for arbeidet med å:

  • Gjennomføre utviklingsanalyse
  • Utarbeide forslag til omstillingsplan og handlingsplan
  • Sikre aksept for og medvirkning til omstillingen og planene for den hos alle aktører i området
  • Utarbeide utkast til kommunikasjonsplan for omstillingsområdet
  • Rapportere og kommunisere fremdrift og resultater til prosjektstyringsgruppen

Kommunen skal behandle og godkjenne omstillingsplan og handlingsplan, sende søknad om omstillingsmidler til fylkeskommunen og etablere en omstillingsorganisasjon for gjennomføringsfasen.

Verktøy og maler til bruk i fasen

Valg av organisasjonsform

Det er kommunen, som eier av omstillingsprogrammet, som skal etablere en omstillingsorganisasjon. De vanligste organisasjonsformene for en omstillingsorganisasjon er:

Avdeling i kommuneorganisasjon. Her blir omstillingsarbeidet ivaretatt direkte av kommunen, som legger ansvaret til en kommunal avdeling, gjerne plan/næringsavdeling eller tilsvarende.

Oppgavene blir ivaretatt av en eksisterende avdeling. De blir dermed del av linjeorganisasjonen og skal utføres sammen med andre pålagte oppgaver.

Programorganisasjon. Programorganisasjonen ”rendyrker” omstillingsarbeidet. Det etableres en egen organisasjon med styringsgruppe og prosjektgruppe. Dette er en fleksibel organisasjonsform som er lett å etablere. Det juridiske ansvaret ligger hos kommunen, som eier og leder programmet.

Aksjeselskap AS. Ansvar og roller til styre og ledelse er lovfestet (Lov om aksjeselskaper).

Kommunen står fritt til å delegere omstillingsarbeidet til et aksjeselskap som er heleid av kommunen(e) eller andre offentlige organer.  Når et selskap har private aktører som medeiere, må disse selge seg ut dersom oppdraget skal kunne gis uten forutgående anbudskonkurranse.

Kommunalt foretak KF. Kommunen er eneeier i selskapet – ansvar og roller i foretaket er lovfestet.

Interkommunalt selskap IKS. Her er det flere kommuner som eier selskapet sammen. Ansvar og roller i foretaket er lovfestet (Lov om interkommunale selskap).

 

Der hvor omstillingsarbeidet ikke ivaretas av kommunen i egen regi, skal oppdraget med å ha det operative ansvaret legges ut på anbud, jf. lov om offentlige anskaffelser.  Arbeidet defineres som ivaretatt «i egen regi» også dersom det delegeres til et AS heleid av kommunen eller andre offentlige organer.  Det samme gjelder dersom omstillingsarbeidet delegeres til et KF eller er programeid og ledet av kommunen selv.

Programmet/KF-et/AS-et må følge regelverket for offentlige anskaffelser når de skal kjøpe tjenester fra private aktører