2. Strategi- og forankringsfasen

 Unsplash/Jeshoots Corn
Unsplash/Jeshoots Corn
Når fylkeskommunen har gitt en kommune omstillingsstatus og bevilget midler til å lage en plan for omstillingsarbeidet, er strategifasen i gang.

Strategi- og forankringsfasen gjennomføres som et prosjekt på oppdrag fra kommunen. Kommunen oppnevner en prosjektansvarlig og en styringsgruppe, og vil ofte engasjere en ekstern prosjektleder. Prosjektorganisasjonen skal utarbeide forslag til omstillingsplan og handlingsplan for første gjennomføringsår. Som kunnskapsgrunnlag for omstillingsplanen skal det utarbeides en utviklingsanalyse i PANDA. Analysen skal identifisere områdets konkurransefortrinn og utviklingsmuligheter.

Prosjektleder må sette opp en prosjektplan for arbeidet. Vi oppfordrer til å benytte prosjektstyringsverktøyet PLP Prosjektlederprosessen i gjennomføringen. Det er hensiktsmessig å utlyse stilling som programleder for gjennomføringsfasen allerede tidlig i strategi- og forankringsfasen. Dette er kommunes ansvar.

Resultater av strategi- og forankringsfasen

Leveransen fra strategi- og forankringsfasen skal være:

  • Forslag til omstillingsplan med innsatsområder, organisering og finansiering, samt kommunikasjonsplan
  • Forslag til handlingsplan for første gjennomføringsår
  • Søknad til fylkeskommunen om omstillingsmidler (til gjennomføringsfasen)

Kommunen behandler og vedtar omstillingsplanen og handlingsplanen og sender søknad om omstillingsmidler, vedlagt vedtatt omstillingsplan og handlingsplan, til fylkeskommunen.

Når fylkeskommunen har gitt tilsagn om midler og fastsatt vilkårene som skal gjelde, starter gjennomføringsfasen. Da må kommunen etablere en omstillingsorganisasjon.

Roller og oppgaver i strategifasen

Prosjektorganisasjonen v/prosjektleder har mange viktige oppgaver i denne fasen. Prosjektleder må lage en god prosjektplan for arbeidet med å:

  • Gjennomføre utviklingsanalyse
  • Utarbeide forslag til omstillingsplan og handlingsplan
  • Sikre aksept for og medvirkning til omstillingen og planene for den hos alle aktører i området
  • Utarbeide utkast til kommunikasjonsplan for omstillingsområdet
  • Rapportere og kommunisere fremdrift og resultater til prosjektstyringsgruppen

Kommunen skal behandle og godkjenne omstillingsplan og handlingsplan, sende søknad om omstillingsmidler til fylkeskommunen og etablere en omstillingsorganisasjon for gjennomføringsfasen.

Utviklingsanalyse

Prosjektet tar, i samarbeid med Fylkeskommunen, initiativ til å gjennomføre en utviklingsanalyse i PANDA. En utviklingsanalyse er et kunnskapsgrunnlag og minner om det mange vil kjenne som en SWOT-analyse (strengths, weaknesses, opportunities, threats). I praksis organiseres arbeidet med den strategiske utviklingsanalysen som et delprosjekt utviklet og ledet av en ekstern konsulent. Analysen skal omfatte forslag til konkrete utviklingstiltak.

Mens den samfunnsmessige konsekvensanalysen i avklaringsfasen har fokus på overordnede og langsiktige utviklingstrekk, handler analysearbeidet i denne fasen (strategifasen) mer om konkrete utfordringer i det lokale næringslivet. Utviklingsanalysen skal beskrive sentrale utviklingstrekk i kommunen de senere årene. Videre skal den beskrive behov og identifisere lokale muligheter for å utvikle og etablere lønnsomme og vekstkraftige bedrifter i kommunen.

Verktøyet utviklingsanalyse beskriver innholdet i  analysearbeidet og foreslår en disposisjon for analyserapporten.

Omstillingsplan og handlingsplan

Omstillingsplanen er det sentrale styringsdokumentet i omstillingsarbeidet. Omstillingsplanen må svare på utfordringene som er avdekket i utviklingsanalysen og prioritere innsatsområder.

Omstillingsplan skal definere:

  1. Visjon og mål for omstillingsarbeidet. Målene skal være målbare og periodiserte.
  2. Områdets prioriterte innsatsområder (normalt 3–4 stk.)
  3. Mål og økonomiske rammer for hvert innsatsområde
  4. Aktuelle tiltak og prosjekter innenfor hvert innsatsområde

Det er kommunen som har ansvar for at det blir utarbeidet en omstillingsplan og handlingsplan. Utvikling av planene delegeres til prosjektorganisasjonen.

Omstillingsplanen skal dekke hele omstillingsperioden, men kan vurderes årlig. Handlingsplaner skal utarbeides for hvert år av omstillingsperioden og definere konkrete aktiviteter eller prosjekter under hvert innsatsområde, med budsjett.

Det kan være vanskelig å identifisere de aktivitetene som bidrar best til å nå målene. I arbeidet med å prioritere prosjekter må omstillingsorganisasjonen vurdere effekten av prosjektet opp mot målene for omstillingsarbeidet slik de er definert i omstillingsplanen.  

Gode mål kan måles. Det er viktig at målene konkretiseres i kvantifiserbare (målbare) størrelser. Det bør gå klart frem av omstillingsplanen hvordan fremdriften mot et definert mål skal måles, og når.

Omstillingsplanen skal også inneholde en strategi for kommunikasjon – en kommunikasjonsplan.