Tilbudsinnbydelse

Veiledning for offentlig innkjøp og mal konkurransegrunnlag.

Mange av tiltakene og verktøyene i omstillingsarbeidet innebærer bruk av eksterne konsulenter. Innkjøp av konsulenttjenester med offentlige midler skal være basert på konkurranse.

Dersom Innovasjon Norge eller kommunen ikke har en rammeavtale som dekker kjøp av en aktuell konsulenttjeneste, skal omstillingsorganisasjonen innhente tilbud i forkant av anskaffelsen når den bruker offentlige midler til kjøp av varer eller tjenester. Forskrift og om offentlige anskaffelser (FOA) gjelder og må følges.

Her får du enkel veiledning og kan laste ned en mal som omstillingsorganisasjonen kan benytte ved innhenting av tilbud til en verdi av inntil 500 000. Veiledningen er generell og rådgivende; det er oppdragsgiver selv som er ansvarlig for anbudsprosessen og de valg og beslutninger som blir tatt.

Konkurranse er et krav

Kravet om at alle offentlige anskaffelser skal være basert på konkurranse, gjelder uavhengig av anskaffelsens verdi. Men kravet til fremgangsmåte øker med verdien. For omstillingsorganisasjoner vil de fleste anskaffelsene enten være i kategorien «ubetydelig beløp», små anskaffelser (inntil 100 000 eks. mva.) eller anskaffelse mellom kr 100 000 og 500 000 eks. mva.

Ved anskaffelser av "ubetydelig" verdi kan det være tilstrekkelig å kontakte én leverandør. Ved små anskaffelser, under 100 000, kan det i mange tilfeller være nok å sjekke tre leverandørers priser f.eks på internett. For anskaffelser med verdi over 100 000 men under 500 000, er det tilstrekkelig å invitere minimum 3 stk leverandører til å levere tilbud. Det gjøres ved å sende dem et likelydende konkurransegrunnlag, for eksempel på e-post. Se mal for konkurransegrunnlag.

For anskaffelser over 100 000 eks.mva skal det kreves skatteattest og HMS-erklæring fra leverandørene. Det skal også føres protokoll for anskaffelsesprosessen.

Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I gjelder for alle typer anskaffelser. FOA del II kommer inn i bildet først når anskaffelsens verdi overstiger kr 500 000 eks mva. og FOA del III skal følges for anskaffelser med verdi over 1,6 mill. Verdien skal beregnes for hele kontraktens varighet, maksimum 4 år.

Noen viktige prinsipper

1. Krav til konkurranse (LOA § 5 annet ledd og FOA § 3‐1 første ledd) er et grunnleggende prinsipp innenfor offentlige anskaffelser, og gjelder altså for alle anskaffelser uansett verdi.

2. Prinsippet om forholdsmessighet  (FOA § 3‐1 femte ledd)  er det som er nevnt over, og som sier at kravet til konkurranseform øker med verdien av anskaffelsen.

Andre viktige prinsipper er:

3. God forretningsskikk: Innkjøper skal opptre aktsomt og profesjonelt på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Saksbehandlingen skal være forsvarlig og saklig, og gjennomføres på en økonomisk og ressurseffektiv måte. LOA § 5 første ledd.

4. Likebehandling og ikke-diskriminering: Alle leverandører skal behandles likt gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det er ikke tillatt å diskriminere på bakgrunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. Dette innebærer at det ikke kan fastsettes kriterier eller krav, foretas handlinger eller unnlatelser, som gjør at noen leverandører favoriseres fremfor andre. Kravet forbyr åpenlys og enhver form for skjult forskjellsbehandling. Et eksempel på skjult forskjellsbehandling vil være hvis det stilles krav om lokal tilstedeværelse for leverandøren, der dette objektivt sett ikke er nødvendig. Alle leverandørene skal ha samme informasjon og til samme tid. LOA § 5 første ledd og FOA § 3‐1 annet ledd.

5. Forutberegnelighet: Anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene. Dette prinsippet omfatter for eksempel plikten til å informere markedet om hvordan anskaffelsen skal gjennomføres (prosedyre), hvilke kvalifikasjonskrav som stilles, og hva oppdragsgiver vil vektlegge i tildelingsfasen. LOA § 5 tredje ledd og FOA § 3‐1 fjerde ledd.

6. Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet: Oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen. Det stilles krav til protokollførsel for anskaffelser over kr 100 000 eks. mva., og oppdragsgiver plikter å informere om hvilken leverandør som er valgt og bakgrunnen for valget. LOA § 5 tredje ledd og FOA § 3‐1 syvende ledd.