Huskeliste for innhenting av tilbud

  • Velg konkurranseform. Vær oppmerksom på at dersom konkurransen ikke lyses ut som en "konkurranse med forhandling", gjelder et strengt forhandlingsforbud. Når en konkurranseform først er valgt, kan den ikke endres underveis i prosessen.
  • Beskriv behovet – funksjon, omfang og ytelse. Gi en beskrivelse av behov og bruksområde eller egenskaper.
  • Tildelingskriterier – beskriv hvordan tilbudet vil bli evaluert. Forsøk å lage kriterier som er mest mulig målbare og som gjør det mulig å sammenligne tilbudene og få frem relative fordeler/ulemper. Vekt kriteriene i %.
  • Kvalifikasjonskrav – beskriv hvilke krav leverandøren må oppfylle for å få delta i konkurransen.
  • Lag et skriftlig konkurransegrunnlag med alle kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Konkurransegrunnlaget må inneholde alle opplysninger som leverandørene trenger for å kunne komme med relevante tilbud. Det skal angi aktuelle tidsfrister og inneholde informasjon om kontaktperson/adresser og beskrivelse av prosedyren.
  • Send konkurransegrunnlaget til aktuelle leverandører. I konkurranser som ikke overstiger kr 500 000 eks. mva., kan antallet forespørsler begrenses til 3 leverandører. Dersom  omstillingsorganisasjonen ikke kjenner markedet, kan anskaffelsen kunngjøres i en aktuell avis/tidsskrift. Eventuelt kan anskaffelsen frivillig kunngjøres i den nasjonale databasen Doffin.
  • Motta tilbud innenfor angitt frist. Tilbud som mottas etter fastsatt frist, skal avvises.
  • Evaluer tilbudene i henhold til kravene og kriterier som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. 
Det er ikke tillatt å legge vekt på andre kriterier enn de som fremkommer i 
konkurransegrunnlaget.
  • Dersom du har sagt at det skal forhandles om leveransen/oppdraget, må du gjennomføre forhandlinger. Du kan begrense forhandlingene til kun de tre beste tilbudene, men da må du ha opplyst om dette i konkurransegrunnlaget. De leverandørene  det forhandles med, har krav på å få levere et revidert tilbud etter forhandlingene (men de har ikke plikt til å gjøre det).
  • Fra og med 2007 skal alle kjøp over kr 100 000 eks. mva. protokollføres.
  • Send melding til tilbyderne om hvem som er valgt som leverandør og gi en kort begrunnelse for valg av tilbud. Det skal gis en klagefrist på tildelingen: For anskaffelser over 100 000 skal den være på minimum 10 dager. Dersom det kommer en klage eller et krav om innsyn, kan ikke kontrakt tildeles før klagen er ferdig behandlet.

Sjekklister for anskaffelser over og under 100 000 eks. mva. finner du forøvrig på anskaffelser.no.