Hopp til innhold

Arkiv 2.0 - Ett skritt nærmere automatisk arkivering

Innovasjon Norge har sluppet en ny arkiveringsfunksjonalitet i Microsoft 365 for å la alle arkivere raskere og på en mer intuitiv måte. 

Av: Jon LøkenMario Henriques

Vi har inkludert et sett med verktøy som lar brukere enkelt arkivere direkte til Noark-basen (elektronisk journalføring og arkivering av saksdokumenter) uten å måtte forlate SharePoint, inkludert sakssøk etter nummer, tittel og ansvarlig person samt de sist brukte sakene dine (vi vet at det å huske flere 10-sifrede arkivnummer ikke er et morsomt spill). Vi har også lagt til en autofullføringsfunksjon som fyller ut tilgangskoden og paragrafverdiene når du har valgt saken. 

 

Figur 1: Ny arkivering i SharePoint.
Figur 1: Ny arkivering i SharePoint.

 

Men la oss ta ett skritt tilbake. Hvorfor skal du arkivere dine digitale data og hvorfor er arkivering så viktig for Innovasjon Norge, og stort sett alle andre offentlige selskaper? 

Hva har endret seg i år?

I løpet av 2021 har Innovasjon Norge besluttet å erstatte eksisterende arkivløsning fra ePhorte til en nyere og oppdatert saks-, dokument- og journalhåndtering, Public 360.

I begynnelsen av dette prosjektet ble teamet enige om to hovedretningslinjer:

  1. Design en løsning som kan gjøre arkivering raskere og mer brukervennlig.
  2. Ta de riktige skrittene for, i en svært nær fremtid, å automatisere prosessen med å arkivere digitale data.

Så den overordnede arkitekturen kan gjenopptas i tre hovedkomponenter: front-end (arkiveringspanel i SharePoint), bygget med tanke på ikke bare alle kritiske brukerbehov, men også med nok funksjonalitet til å gjøre det enklere, raskere og effektivt (seFigur 1); et mellomlag, ansvarlig for all forretningslogikk, sikkerhet, logging, rapportering og integrasjon med Public 360.

 

Figur 2: Forenklet totalprosess.
Figur 2: Forenklet totalprosess.

 

Det andre hovedmålet var å lage en arkitektur som lar oss automatisere prosessen med å arkivere en digital post fullstendig i en svært nær fremtid.

Dette kan høres ut som noe umulig å oppnå, men de siste AI-innovasjonene i Microsoft 365-plattformen, med Project Cortex, nå kalt Viva (nærmere bestemt Viva Topics og Viva Insights), kombinert med en rekke Cognitive Services og Microsoft Graph, gjør at vi er nå veldig nærme med å oppnå dette.

Å forstå innholdet i de digitale dataene er en ting, men enda viktigere; å forstå konteksten rundt de samme dataene, vil tillate oss å bygge en tilpasset AI-modell for å trekke ut alle nødvendige metadata automatisk, slik at vi kan fullstendig automatisere prosessen med å arkivere filer.

Vår nåværende arkitektur ble designet med dette i tankene. Mellomnivået kan og vil bli utvidet til automatisk å identifisere filer som er klare til å arkiveres, hente de nødvendige metadataene som kreves og velge riktig saksnummer basert på filinnholdet og all aktivitet rundt den samme filen (teamsamtaler, e-poster , filaktivitet, brukere osv.).

Arkivering 3.0 er allerede rundt hjørnet. 2022 kan bli året Innovasjon Norges brukere ikke lenger vil huske hvordan arkivering ble gjort før, da kunstig intelligens vil gjøre det for dem.

 

Fortsettelse følger.