Anbudskonkurranse slo alle tidsrekorder

Offentlige anbudskonkurranser er kjent for å være både kostbare og tidkrevende, særlig for mindre selskaper. Samtidig stiller offentlige innkjøpere ofte strenge krav til leverandører for å delta i konkurransene, som gjør at mange gründerne ikke får anledning til å delta. Innovasjon Norge har sammen med StartupNorway testet en innovativ innkjøpsmetodikk, med formål om å gjennomføre en rask, effektiv og mindre tid- og ressurskrevende prosess for deltakerne.

- Vi ønsker at mindre aktører også skal ha anledning delta i våre konkurranser, derfor bestemte vi oss for å prøve ut denne innkjøpsformen. Kravene for å delta er blitt forenklet så mye som mulig, samtidig som konkurransen selvsagt følger alle krav til offentlige innkjøpsprosesser, sier Beatrice Pignatel, advokat og leder for innkjøp hos Innovasjon Norge.

Anbudskonkurransen ble gjennomført i samarbeid med StartupNorway. Seks byråer fra kreative næringer ble invitert til å delta. Deltakerne var både gründere og etablerte aktører som jobber med ulike områder som film, spill, webdesign og annen digital kommunikasjon. Størrelsen på anbudet var under grensen for utlysning på kr.500 000.

Åpner for kreative løsninger

Oppdraget som ble valgt til å prøve ut den innovative innkjøpsmetodikken, er knyttet til et pågående prosjekt om sikkerhet ved naturbaserte opplevelser.

- Innovasjon Norge har i dette prosjektet behov for å informere om sikkerhet på en kreativ måte – og lar leverandørene komme med løsningen. StartupNorway kom til oss med ideen om å lage en forenklet anbudskonkurranse, og dette oppdraget passet bra til formatet, sier Pignatel.

Temaet for oppdraget var Safety First, og gikk ut på å lage en digital løsning for å informere om sikkerhet til folk som skal ferdes i naturen. Hovedkravet var at den digitale løsningen skal fungere på alle typer plattformer, ellers var det fritt fram å velge format.

Innovasjon Norge presenterte oppdraget kl. 9 torsdag og fristen for levering var kl. 9 fredag. Deretter fikk deltakerne en halvtime hver til å presentere sin idé for en jury bestående av Innovasjon Norge, NHO reiseliv og Den Norske Turistforening.

- Det var mange interessante bidrag og kreative løsninger, og jeg er imponert over hva deltakerne fikk til på så kort tid. Dette var en utfordring også for oss; vi måtte ta en vurdering og beslutning på langt kortere tid enn det vi er vant til, sier jurymedlem Merete Habberstad, kommunikasjonsdirektør i NHO Reiseliv.

Fullt fokus

Å løse en oppgave på 24 timer krever sitt. Likevel var tilbakemeldingen fra deltakerne at det var befriende å gjøre det på rekordtid. En av deltakerne var Trondheimsfirmaet Klapp, som jobber med web, design, film og apper. De presenterte løsningsforslaget via video.

- Vår erfaring med offentlige anbudsprosesser er at de er særdeles tidkrevende, til dels uoversiktlige og en smule frustrerende. Dette var en ny måte å jobbe på som var både interessant og morsom. Prosessen var kjapp og effektiv, og det var bra å kunne få tilbakemelding så raskt, sier Janne Rødsand Helling, daglig leder i Klapp.

Blant de mer etablerte aktørene var Creuna og Making Waves, som heller ikke er fremmed for anbudsprosesser.

- Det var et veldig morsomt format, og en spennende utfordring som satte i gang tankevirksomheten med en gang. Nesten som å være tilbake i studentdagene! Vanligvis tar anbudskonkurranser lang tid. Det var befriende å bare kunne gå løs på den kreative oppgaven og slippe noen av timene som går med til dokumentasjon, sier Kristine Bjørnstad, seniorrådgiver hos Creuna.

- Vi tenkte først at vi savnet mer data å bygge løsningsforslaget vårt på, samtidig åpnet det opp for å tenke kreativt. Det var utrolig givende å skulle levere et fysisk produkt på så kort tid. Bare det å samle et team på fire og jobbe med 110 % fokus i et døgn har en verdi i seg selv. Ikke minst skapte det engasjement på kontoret. Alle kollegaene våre heiet på oss da vi kom på jobb fredag morgen! sier Haydn Evans, fagleder for Service Design hos Making Waves.

Innovativ løsning

Det viste seg at det var verdt å ofre en god natts søvn for deltagelsen, for fredag ettermiddag fikk Making Waves beskjed om at de stakk av med seieren.

- Vi ble veldig glade for at juryen likte løsningsforslaget vårt. I vanlige anbudsprosesser sitter man i ukesvis og venter på tilbakemelding, men nå er det bare å ta fatt på arbeidet videre. Vi synes det er et modig valg av Innovasjon Norge å prøve ut denne formen. Andre offentlige innkjøpere kan gjerne la seg inspirere av dette, sier Jakob Skåltveit, leder for innholdstjenester hos Making Waves.

Making Waves skal nå i gang med å videreutvikle løsningsforslaget, som bruker plattformen til den norske startup-bedriften Socius. Løsningen blir lansert 2. mai.