Kontrollhandlinger

1.1. Les over søknad og tilbudsbrev for prosjektet, herunder innvilgede kostnadsrammer og vilkår gjengitt i tilbudsbrevet fra oss. 

1.2. Innhent utskrift av prosjektregnskapet i tilbudsbrevet.

1.3. Oppgi totale godkjente kostnader i prosjektregnskapet som kontrollhandlingene er utført på.

2.1. Kontroller at regnskapet er satt opp i tråd med godkjente kostnader i tilbudsbrevet.

2.2. Kontroller at organisasjonsnummer/identifikasjon i tilbudsbrevet stemmer med enheten som skal avlegge prosjektregnskapet.

2.3. Kontroller at prosjektregnskapet er i samsvar med bokført prosjektregnskap, tall riktig overført og riktig summert.

2.4. Kontroller at godkjent prosjektperiode i tilbudsbrevet stemmer med den aktuelle perioden hvor det er belastet kostnader, inkludert eventuelle timer registrert på prosjektet.

Det forutsettes at bokføringsregelverket følges. Kontroller bilag som dokumenterer minst 50 % av eksterne prosjektkostnader, minimum 5 bilag, og kontroller at:

3.1. Fakturaen er stilet til selskapet som mottar støtte.

3.2. Fakturaen er bokført i prosjektregnskapet med riktig beløp eks. mva. og i riktig periode.

3.3. Fakturaen er betalt, eventuelt at fakturaen inngår som åpen post i leverandør-spesifikasjonen. Kontroller også at det ikke er bokført kreditnotaer til fakturaen.

3.4. Fakturaen vedrører prosjektet, herunder at den er i samsvar med godkjente kostnader som fremkommer i tilbudsbrevet.

3.5. Leveransen og/eller spesifikasjon av levert vare og/eller tjeneste er i samsvar med godkjente kostnader i tilbudsbrevet.

3.6. Dersom kjøpet er fra en nærstående, kontroller at timeprisen ikke overstiger godkjent sats. Les mer om Godkjente timesatser og definisjon av nærstående. Er det satt timepris i særvilkår, er det imidlertid denne timesatsen som skal legges til grunn.

Overheadkostnader inngår i sjablong på eventuelle interne timer og kan ikke særskilt belastes prosjektregnskapet.

4.1. Kontroller at prosjektregnskapet ikke er belastet med overheadkostnader.

Dersom godkjent prosjekt omfatter en andel av avskrivningene på nye investeringer:

4.2. Kontroller at prosjektets avskrivninger på investeringen vedrører prosjektet og er i samsvar med godkjente kostnader som fremgår av tilbudsbrevet.

5.1. Kontroller at eventuell bruk av egne ansatte og eget utstyr er i samsvar med de beløp som fremgår av tilbudsbrevet.

5.2. Kontroller at selskapet har et system for registrering av antall egne timer brukt på prosjektet i tråd med retningslinjene under punkt 3, og innhent underliggende timelister.

5.3. Kontroller at de som har skrevet timer på prosjektet er ansatt i virksomheten og inngår i innrapportert lønn mot A-melding.

5.4. For selvstendig næringsdrivende, kontroller at det er utarbeidet timelister i tråd med ovennevnte retningslinjer.

5.5. Kontroller at ingen ansatte har timer utover maksimalt tillatt antall timer (1850), og vurder rimeligheten av antall timer som er ført av den enkelte ansatte opp mot andre oppgaver som den enkelte ansatte må utføre i selskapet.

5.6. Kontroller at ansatte som inngår i prosjektet ikke har rapportert timer på prosjektet i perioder hvor de har avviklet ferie eller i perioder hvor vedkommende har rapportert sykefravær.

5.7. Kontroller at timeregnskapet er underskrevet/godkjent av den ansatte og dens prosjektansvarlige. Timelister skal signeres løpende av prosjektleder og den ansatte i tråd med ovennevnte retningslinjer.

5.8. Kontroller at timesatser er i henhold til våre gjeldende satser for det enkelte inntektsår. Les mer på Godkjente timesatser.

5.9. Kontroller at det er den ansattes nominelle årslønn for gjeldende periode som benyttes.