Sjekkliste for deltakere på messe: Fra tidlig planlegging til varig effekt

Velg messer som samsvarer med dine mål og prioriteringer

• Lag din egen arrangementsstrategi, og prioriter og vurder arrangementer i henhold til a) relevans, b) innvirkning og c) ressurser
  
  
• Velg en messe som samsvarer med målgruppen og bransjen din
  
  
• Undersøk messehistorie, konferansetemaer, utstillerprofiler, deltakerdemografi og andre utstillere/konkurrenter
  

Viktige spørsmål å vurdere:

• Møter vi målgruppen vår?
• Er beslutningstakere til stede?
• Får vi til å komme i dialog?
• Er det en god arena for nettverksbygging generelt?
• Viser arrangementet frem bransjeinnovasjoner?

Definer mål, KPI-er og aktiviteter

• Bestem og definer det overordnede formålet og målene med deltakelsen på messen
  
  
• Bruk en målmatrise til å skissere mulige nøkkelmål, prioritet, suksessmålinger og tidslinje (du finner et eksempel nederst på denne siden)
  
  
• Bestem deg for passende sideaktiviteter:
  
  
  • Undersøk mulig foredrag/pitch-alternativ på konferanser/tekniske sesjoner
  • Få en oversikt over konferanseprogrammet / tekniske sesjoner
  • Vurder egne kundearrangementer (middager, demoer, seminar osv.)
  • Vurder nettverksarrangementer i regi av andre aktører som kan være relevant å delta på

Budsjett og teamplanlegging

• Anslå det totale budsjettet som trengs inkludert standleie, standdesign, produksjon av grafikk, teknisk oppsett, administrasjonsutgifter/forsikring, logistikk/frakt, bemanning, markedsføring, sidearrangementer, reise/overnatting osv.
  
  
• Få en tidlig oversikt over alle tekniske frister fra utstillingsarrangøren knyttet til standen din (vann-/strømtilgang, bestilling av møbler, AV-utstyr, Wi-Fi osv.)
  
  
• Velg ansatte/teamet som trengs for å best nå dine prioriterte mål (teknisk personale, salg/markedsføring og ledernivå)
  
  
• Sett opp en teambrief med tydelig koordinering av mål, forventninger og ansvar.
  
  
• Pitch-trening om nødvendig

Standdesign, budskap og struktur

• Undersøk messens oppsett og hvordan trafikken i messehallen beveger seg
  
  
• Bestill plass tidlig for å få best mulig beliggenhet og for å dra nytte av mulige earlybird-priser
  
  
• Velg riktig størrelse og oppsett på standen som passer dine mål og tilgjengelig budsjett. En sammenhengende visuell identitet/profil er et must:
  
  
  • Åpen og innbydende stand - enkel å navigere
  • Tenk inndeling i ulike soner hvis plassen tillater det
  • Kommuniser tydelig ditt verdiforslag - konsentrer budskapet ditt rundt påvirkning og effekt: Hvilket problem løser du, og for hvem?
  • Forsterk budskapet ditt visuelt med flater for grafikk, digitale skjermer, presentasjoner, videoinnhold, produktvisninger/demonstrasjoner osv.
  • Møbler til kundemøter, lagring og podium for produkt/modell-display
  • Husk å bemanne standen til enhver tid under messens åpningstid. Hvis ikke dette er mulig, ha gjerne en rullerende presentasjon på skjerm og visittkort tilgjengelig

Markedsføring og promotering før arrangementet

• Ha en klar plan for markedsføring og promotering før arrangementet som driver trafikk til standen din
  
  
• Kunngjør deltakelse via e-post, nettside og sosiale medier
  
  
• Inviter kunder og potensielle kunder til å besøke standen din
  
  
• Sett opp en god bedriftsprofil i den offisielle utstillerkatalogen så snart som mulig
  
  
• Vurder å oppgradere profileringsmulighetene for mer innhold, samt å øke synligheten ytterligere
  
  
• Forbered evt. digitale og trykte materialer som skal vises på standen din
  
  
• Legg ut daglige oppdateringer på sosiale medier gjennom hele utstillingen

Leadgenerering og nettverksbygging

• Klare kriterier for vurdering av leads som defineres før messen
  
  
• Hvem er en potensiell kunde? Hvilken informasjon er avgjørende?
  
  
• Bruk delegat- og utstillerlister for å identifisere mulige leads
  
  
• Send ut gjesteinvitasjoner til potensielle leads (gratis eller rabatterte gjest-/besøksinvitasjoner er ofte inkludert i utstillerpakken)
  
  
• Bruk alle tilgjengelige verktøy (apper og matchmaking-tjenester) som tilbys av arrangementet og/eller paviljongarrangøren for å booke møter i forkant av messen
  
  
• Digitale verktøy og systemer basert på kunstig intelligens (KI) kan også hjelpe med å fange kontakter på en strukturert måte og prioritere dem automatisk

Oppfølging etter show og ROI-måling

• Organiser og prioriter alle leads (hot/warm/cold)
  
  
• Bekreft kontaktinformasjon (e-post, telefon, selskap og rolle)
  
  
• Rask oppfølging med personlige e-poster/samtaler rett etter arrangementet (helst innen 24-48 timer)
  
  
• Planlegg samtaler eller møter raskt etter den første kontakten
  
  
• Vurder å lage faste maler for oppfølgings-eposter
  
  
• Beregn ROI og analyser KPI-er versus mål
  
  
• Sammenlign prestasjoner med fjoråret eller tidligere arrangementer
  
  
• Gjennomfør debrief med teamet, oppsummer og dokumenter erfaringer og forbedringer for neste arrangement
  
  
• Hvis du trenger hjelp med kontrakter, sikring av betalinger, beregning av tariffer, leveringsvilkår osv. kan vi bistå. Les mer her:
  
  
  • Internasjonale kontrakter
  • Logistikk og leveringsbetingelser
  • Sjekk tollsatser og dokumentkrav for ditt produkt